林奕全：聊聊展览公司向参展商收回尾款的招数

中国会展杂志：您的公司遇到过项目完成后难以收回尾款的问题吗？

林奕全：我们公司也遇到过这样的问题。

中国会展杂志：您认为出现这种问题的主要原因是什么？这对公司造成了怎样的损失？最终贵公司采取了怎样的措施来解决这一问题？请结合具体事例进行介绍。

林奕全：我认为原因是相互的。一方面是公司管理方面的漏洞，在某个环节没做到位而导致；另一方面是客户自身原因，如资金不到位或者是故意耍赖等。

举一个我亲身经历的例子。此前我公司接了一个项目，项目离搭建时间很接近了，但是客户负责人来不及跟老板请示，只好临时草率拍板，结果导致了结构主体色彩和LOGO色调在开展时没有达到他们老板的要求。开展时候我们对这家公司非常信任，没有让他们签验收单。结果在撤展之后，客户拒绝付款给我们，说我们工程不合格。而我们也没有证据（验收单）说明他们认可我们的工程。

在这个案例中，我们犯了两大错误，一是在开展时候没有拍照，没有全程都拍照，而对方却拿出我们施工时候偷拍的照片做证据，使我们死无对证；二是布展完毕后没有让客户签字确认验收，从而使客户有恃无恐。

经常遇到这样的问题，就容易造成呆账、死账，一定程度上会拖垮公司，严重的会导致公司信誉全无、直至破产。为了防止以后再出现这样的情况，我们努力提高流程化建设，严格把关每个环节。

中国会展杂志：在项目执行过程中，应该注意哪些细节，才能规避“尾款难收”的风险？能否结合具体事例，介绍一些贵公司的诀窍？

林奕全：厂内审核流程是至关重要的一个环节，在这一环节把握好了，后期就很轻松了。

首先是进厂前准备工作，工程项目图纸、美工内容文件、材质确认汇总、必备物品都要进行确认。最好双方都能召开进厂销售工程确认会，交接以上准备工作资料，确认销售要求，并在工程项目图纸上签字（销售和工程联签），交由销售确认（销售和工程联签）。

其次是进厂审核时间及步骤安排，最好由工程部经理做进厂审核安排表。和厂方签约后，工程部根据项目安排和厂内生产任务协调时间，安排第一次进厂交接，此交接也可以安排在公司进行，主要内容为生产任务交接；工厂结构基本生产完毕，入场前三天，安排第二次进厂审核。工程部经理在材质及施工质量、灯具、美工、特殊要求、物料、入场时间及场地规划、人员安排等方面的审核程序一定要完善。

最后，我认为进厂审核也要遵循很多原则。比如能够解决的在厂内完成审核签字，不能解决的通过报部门经理以上逐级上班解决；工程部遇到需要跟客户协调问题，可直接发邮件给项目销售同时发给工程部及销售部经理，邮件留档作为依据；对于所有工程问题，当天的事当天安排，决不拖拉延后；工程进厂审核，如遇到问题比较大，出现结构重大性错误，可直接报部门经理及总监，按梯次进厂解决问题；如部门领导未处理，可视为失职；图纸报价确认后，若有进厂制作加单，一律报销售部经理，增加单必须填写增加项目单，如不填写，视为人员私自操作，由项目负责人及销售自己承担。

上面做到位了，现场服务就没有什么问题了，届时只要业务员到现场跟单就可以了。

中国会展杂志：一般而言，许多设计搭建公司都会选择设置比较合理的预付款与尾款比例来规避风险。在这方面，贵公司是否有成功的经验？您认为，针对不同的客户是否应该有不同的比例设置？

林奕全：目前这个行业太过于泛滥，个人信誉度、现金流等都是个大问题。针对于不同的行业、不同的会场及时间的紧迫程度来讲，我们一般设置的付款比例是五五分或者是七三分，当然也有四六付款的，这些细节可以跟客户进行沟通。

中国会展杂志：从行业现状出发，您认为设计搭建公司与客户应该形成怎样的合作关系，才能有效地避免“尾款难收”这一问题的出现？

林奕全：你中有我，我中有你，一切重在沟通。出了问题之后要极力补救而不是相互推诿。

来源：中国会展杂志   作者：林奕全